승인서비스 개요
승인서비스는 Security365 서비스에서 발생하는 모든 승인 요청을 통합 관리하는 서비스입니다. 외부로의 메일 발송이나 민감한 작업을 수행할 때, 지정된 결재자의 승인을 받아 안전하게 업무를 진행할 수 있도록 도와줍니다.
메뉴 위치: 관리센터 > 승인관리
메뉴 구성
| 메뉴 | 용도 |
|---|---|
| 요청함 | 내가 요청한 승인 건 확인·관리 |
| 승인함 | 내가 결재자로 지정된 승인 건 처리 |
| 설정 | 결재선·결재 위임 설정 |
요청함 · 승인함 옆의 숫자는 내가 조치해야 할 건수입니다.
승인서비스 동작 원리
기본 흐름
1단계: 작업 요청
- 사용자가 외부 메일 발송 등의 작업을 요청합니다.
- 연동 서비스에서 관리자가 설정한 조건부 정책에 따라 승인 필요 여부가 판단됩니다.
2단계: 결재선 결정
- 결재선이 있으면 자동으로 결재자가 지정되고 승인 요청이 전달됩니다.
- 적용할 결재선이 하나도 없으면
요청 보류상태로 대기하며, 결재자 지정 요청 메일을 받게 됩니다.
3단계: 승인 처리
- 결재자가 관리센터의 승인함에서 승인/반려를 결정합니다.
- 결재자가 부재로 위임을 설정해두었다면 대결자에게 전달됩니다.
- 승인 시 원본 작업이 진행되고, 반려 시 작업이 취소됩니다.
4단계: 결과 통보
- 승인 결과가 요청자에게 알림으로 전달됩니다.
결재선 이해하기
결재선은 승인 요청을 누구에게 보낼지 미리 정해둔 설정입니다. 세 가지가 있으며, 앞 순위에 결재선이 없으면 다음 순위로 넘어갑니다.
| 순위 | 결재선 | 설정하는 사람 | 적용 범위 |
|---|---|---|---|
| 1 | 개인 결재선 | 나 (설정 > 결재선) | 내가 올리는 승인 요청 |
| 2 | 그룹 결재선 | 관리자 | 내 대표 그룹에 속한 사용자 |
| 3 | 기본 결재선 | 관리자 | 회사 전체 |
알아둘 점
- 결재선은 서비스의 결재 유형별로 따로 지정합니다. 예) SHIELD Gate의
차단 URL 접속 승인 요청,등급 해제 요청 - 회사 정책에 따라 관리자가
개인 결재선 사용을 꺼둘 수 있습니다. 이 경우 1순위가 빠지고 그룹 → 기본 순으로 적용되며, 사용자는 결재선을 직접 지정할 수 없습니다. - 세 결재선이 모두 없으면 승인 요청이
요청 보류상태로 멈춥니다.
사용자 역할별 이용 방법
요청자 (승인을 요청하는 사람)
주요 사용 메뉴
요청함: 내가 요청한 승인 건 확인 및 관리설정 > 결재선: 내 결재자 지정
주요 시나리오
외부 메일 발송 시 메일 작성 → 발송 클릭 → 승인 필요 판단 → 결재선 자동 적용 → 승인 대기 → 결과 확인
결재선이 없는 경우 요청 보류 상태 → 결재자 지정 요청 메일 수신 → 결재자 지정 → 승인 대기
승인 현황 확인 요청함 접속 → 상태 확인 (요청 보류 / 승인 대기 / 승인 / 반려) → 필요시 요청 취소
받게 되는 알림 메일
- 결재자 지정 요청 메일 (적용할 결재선이 없을 때)
- 승인 요청 발송 알림 메일
- 승인 완료 / 반려 결과 알림 메일
결재자 (승인을 해주는 사람)
주요 사용 메뉴
승인함: 내가 승인해야 할 요청 확인 및 처리설정 > 결재 위임: 부재 시 대신 처리할 대결자 지정
주요 시나리오
승인 요청 처리 승인 요청 메일 수신 → 버튼 클릭 → 내용 검토 → 승인/반려 + 의견 입력 → 처리
부분 처리 승인함 접속 → 상세 열람 → 수신자별 승인/반려 개별 선택 → 의견 입력 → 처리
부재 대비 설정 > 결재 위임 → 대결자·사유·기간 지정 → 저장 → 기간 내 요청 자동 전달
받게 되는 알림 메일
- 승인 요청 알림 메일
- 승인 취소 알림 메일 (요청자가 취소한 경우)
주요 기능 안내
상태별 승인 관리
| 상태 | 설명 | 가능한 작업 |
|---|---|---|
| 요청 보류 | 결재자 지정 대기 중 | 결재자 지정, 요청 취소 |
| 승인 대기 | 결재자 검토 중 | 요청 취소 |
| 승인 | 승인 완료 | 상세 정보 확인 |
| 반려 | 반려 처리 완료 | 반려 사유 확인, 재요청 |
| 요청 취소 | 취소 완료 | 상세 정보 확인 |
결재 위임 (대결자)
승인자가 휴가·출장 등으로 자리를 비울 때, 부재 기간 동안 승인을 대신 처리할 대결자를 지정할 수 있습니다.
| 상태 | 시점 | 승인 요청을 받는 사람 |
|---|---|---|
| 예정 | 시작일 이전 | 원 결재자 |
| 진행중 | 위임 기간 내 | 대결자 |
| 만료 | 종료일 이후 | 원 결재자 (자동 복귀) |
- 위임은 승인 요청이 도착하는 시점을 기준으로 적용됩니다.
- 대결자가 처리한 건은 이력에
위임 승인/위임 반려로 기록되고, 원결재자와 위임 사유가 함께 남습니다.
부분 처리
결재자는 수신자·참조자별로 나누어 승인·반려할 수 있습니다. 일부 수신자에게만 발송을 허용해야 할 때 사용합니다.
유용한 팁
요청자를 위한 팁
- 결재선을 미리 지정해두면 매번 결재자를 찾을 필요가 없습니다
- 중요한 메일은 결재자에게 미리 알려주면 빠른 처리가 가능합니다
- 승인이 지연되는 경우 직접 취소하고 재요청하세요
- 요청 보류가 자주 발생하면 결재선이 비어 있는지 확인하세요
결재자를 위한 팁
- 승인함을 정기적으로 확인하여 대기 중인 요청을 빠르게 처리하세요
- 반려 시에는 구체적인 사유를 입력하여 재요청 시 참고하도록 하세요
- 첨부파일이 있는 경우 내용을 확인한 후 승인 처리하세요
- 휴가·출장 전에는 결재 위임을 설정하여 업무가 멈추지 않도록 하세요
주의사항
- 결재자는 요청 내용을 충분히 검토한 후 승인해주세요
- 의심스러운 요청은 요청자에게 직접 확인 후 처리하세요
- 승인·반려 후에는 되돌릴 수 없으니 신중하게 결정하세요
- 위임 사유는 결재 이력에 표시되므로 업무 목적에 맞게 작성하세요
업무 효율성
- 결재자가 장기간 부재 시 요청자는 결재선을 다른 사람으로 변경하세요
- 단기 부재라면 결재자 본인이 결재 위임을 설정하는 것이 낫습니다
- 정기적으로 처리하지 않은 승인 요청이 있는지 확인하세요
- 요청 보류 건이 계속 쌓인다면 관리자에게 그룹·기본 결재선 등록을 요청하세요