승인함
승인함은 다른 사람이 나를 결재자로 지정하여 요청한 승인 건을 확인하고 처리할 수 있는 메뉴입니다. 직원이 승인이 필요한 작업을 요청할 때 내가 결재자로 지정되면 이 메뉴에서 승인 여부를 결정할 수 있습니다.
메뉴 위치: 관리센터 > 승인관리 > 승인함
💡 승인함 vs 요청함 승인함: 내가 승인해야 할 요청 (다른 사람이 나에게 승인을 요청한 건) 요청함: 내가 요청한 승인 건 (내가 다른 사람에게 승인을 요청한 건)
화면 구성
기본 화면
승인함에 접속하면 자신이 결재자로 지정된 모든 승인 요청이 목록으로 표시됩니다.
화면 구성 요소
- 상단 탭: 승인 전체 / 대기 / 완료 필터링
- 필터 버튼: 요청 번호 · 결재 유형 · 제목 · 요청자 · 상태 (목록 상단)
- 전체 건수 · 새로고 침: 우측 상단
- 목록 테이블: 승인 요청 목록 (처리가 필요한 항목 강조 표시)
- 상세 슬라이드: 선택한 요청의 상세 정보 및 승인 처리 (우측)
좌측 메뉴의 승인함 옆 숫자는 처리 대기 중인 건수입니다.
목록 정보
각 승인 요청에는 다음 정보가 표시됩니다.
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 요청 번호 | 고유 식별 번호. 처리가 필요한 건에는 앞에 점(●) 표시 |
| 타입 | 요청이 발생한 서비스 아이콘. 마우스를 올리면 서비스명이 표시됩니다 |
| 결재 유형 | 어떤 종류의 요청인지. 예) 메일 반출 요청 · 업로드 승인 · 다운로드 승인 |
| 요청자 | 승인을 요청한 사람 (이름 · 이메일) |
| 제목 | 요청 제목. SHIELD Drive 요청은 파일명이 제목이 됩니다 |
| 상태 | 현재 처리 상태 (승인 대기 / 승인 / 반려 / 요청 취소) |
| 요청한 날짜 | 요청 시간 |
| 완료한 날짜 | 내가 처리한 시간 (처리 전이면 -) |
정렬 — 요청 번호 · 결재 유형 · 요청자 · 상태 · 요청한 날짜 · 완료한 날짜 헤더를 클릭해 오름차순·내림차순을 전환합니다. 기본 정렬은 요청한 날짜 내림차순이며, 타입 · 제목은 정렬할 수 없습니다.
💡 결재 유형으로 무엇을 결재하는지 먼저 확인하세요. SHIELD Drive 요청은 제목이 파일명이라, 목록만 봐서는 업로드 승인인지 다운로드 승인인지 알 수 없습니다.
결재 유형컬럼이 그 구분을 담습니다.
💡 창 너비가 좁으면 컬럼이 자동으로 숨겨집니다.
요청한 날짜→완료한 날짜→요청자→결재 유형→상태→요청 번호순으로 숨겨집니다.
상태별 이해
승인 요청 상태
승인함의 요청들은 내가 처리한 상황에 따라 다음과 같은 상태로 표시됩니다.
| 상태 | 의미 | 내가 해야 할 일 |
|---|---|---|
| 🔵 승인 대기 | 내가 아직 승인/반려를 결정하지 않은 상태 | 승인 또는 반려 처리 |
| 🟢 승인 | 내가 승인 처리한 상태 | 처리 완료 (조회만 가능) |
| 🔴 반려 | 내가 반려 처리한 상태 | 처리 완료 (조회만 가능) |
| ⚫ 요청 취소 | 요청자가 중간에 취소함 | 없음 (취소 완료) |
⚠️ 우선 처리 필요 승인 대기 상태의 요청은 다른 사람이 내 승인을 기다리고 있는 상태입니다. 가능한 빠르게 검토하여 승인/반려를 결정해주세요.
승인 요청 조회
상태별 필터링
화면 상단의 탭을 사용하여 원하는 상태의 요청만 확인할 수 있습니다.
- 승인 전체: 모든 승인 요청 표시 (기본값)
- 대기: 승인 대기 상태만 표시 (우선 처리 필요)
- 완료: 승인 + 반려 + 요청 취소 상태 표시
검색 필터
목록 상단의 필터 버튼으로 조건을 지정해 검색합니다. 조건을 여러 개 지정하면 모두 만족하는 요청만 조회됩니다.
| 필터 | 지정 방법 | 설명 |
|---|---|---|
| 요청 번호 | 직접 입력 (여러 개) | 요청 번호로 검색 |
| 결재 유형 | 목록에서 선택 (여러 개) | 회사가 가져온 결재 양식 중에서 선택 |
| 제목 | 직접 입력 (여러 개) | 제목으로 검색 |
| 요청자 | 사용자 선택 (여러 명) | 승인을 요청한 사용자 |
| 상태 | 목록에서 선택 (여러 개) | 탭에 따라 선택할 수 있는 상태가 달라집니다 |
💡 파일명으로 찾을 수 있습니다. SHIELD Drive 요청은 제목이 곧 파일명이므로,
제목필터에 파일명을 넣으면 해당 파일의 승인 건을 찾을 수 있습니다.
적용한 값은 필터 버튼에 표시되며, 개별 필터에서 값을 지우거나 상단의 필터 초기화로 한 번에 해제합니다.
우선순위
처리 대기 중인 요청 우선 확인:
- 처리가 필요한 요청은 요청 번호 앞에 점(●)으로 강조 표시됩니다
- 오래된 요청부터 우선 처리하는 것을 권장합니다
- 긴급한 요청의 경우 요청자가 별도로 연락할 수 있습니다
승인 요청 상세 확인 및 처리
상세 정보 열기
목록에서 처리하고 싶은 요청을 클릭하 면 우측에 상세 정보 슬라이드가 표시됩니다. 슬라이드는 요청 내용 · 이력 두 개의 탭으로 구성됩니다.
상세 정보 구성
기본 정보
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 요청 번호 | 고유 식별 번호 |
| 보존 연한 | 이 문서가 보관되는 기간 |
| 요청자 | 이름 · 이메일 |
| 요청 내용 | 요청 요약 문장 |
요청 정보 섹션
- 승인 대상 목록 (수신자 · 참조자 · 숨은 참조)
- 각 대상 옆에서 개별 승인/반려를 선택할 수 있습니다
- 우측 상단에
[✓ 전체 승인]·[⊖ 전체 반려]버튼 제공
의견 입력
의견은 필수 입력입니다- 입력된 의견은 요청자에게 그대로 전달됩니다
- 반려 시에는 요청자가 이해할 수 있도록 구체적인 사유를 적어주세요
세부 정보 섹션
[전체 보기 >] 를 클릭하면 큰 화면으로 볼 수 있습니다. 표시되는 항목은 결재 유형에 따라 다릅니다.
메일 반출 요청 (SHIELD Mail)
- 제목: 메일 제목
- 수신자: 전체 수신자 목록
- 참조: 참조 수신자 (있는 경우)
- 숨은 참조: 숨은 참조 수신자 (있는 경우)
- 첨부 파일: 첨부 파일 목록
- 본문 내용: 메일 내용 전체
업로드 승인 · 다운로드 승인 (SHIELD Drive)
파일이 1건이면 항목이 차례로 표시됩니다.
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 파일 이름 | 승인 대상 파일명 |
| 크기 | 파일 크기 |
| 스토리지 경로 | 파일이 있는(또는 올라갈) 경로. 첫 단계는 함 종류로 표시됩니다 |
| - 용도 | 저장소 용도 — 공통함 · 개인함 · 공유함 · Teams함 |
| - 보안 등급 | 저장소에 설정된 보안 등급 |
파일이 2건 이상이면 파일 이름 · 저장소 등급 · 저장소 용도 · 저장소 경로 · 크기 컬럼의 표로 표시되고, 각 행 오른쪽에 다운로드 버튼이 붙습니다.
값이 없는 항목은 화면에 표시되지 않습니다.
결재 대상 파일 확인
승인함에서는 결재 판단을 위해 파일을 내려받아 확인할 수 있습니다.
- 세부 정보의 다운로드 버튼(또는 파일명)으로 내려 받습니다.
- 업로드 승인은 올라갈 파일을, 다운로드 승인은 내려받으려는 파일을 확인하는 것입니다.
⚠️ 처리가 끝나면 파일을 내려받을 수 없습니다. 승인·반려·요청 취소로 종결된 건은 다운로드 버튼이 사라집니다. 메일 첨부 파일도 동일합니다. 처리하기 전에 필요한 파일을 확인하세요.
💡 요청자는 파일을 내려받을 수 없습니다. 요청함에는 다운로드 버튼이 표시되지 않습니다. 다운로드 승인에서 요청자가 결재 전에 파일을 가져가는 것을 막기 위한 통제입니다.
이력 탭
요청 생성부터 결재 처리까지 문서에 일어난 일을 시간순으로 확인합니다.
승인 처리하기
승인 절차
1단계: 요청 내용 검토
- 요청자가 누구인지 확인
결재 유형으로 무엇에 대한 결재인지 확인- 세부 정보에서 대상 확인 — 메일이면 제목·수신자·본문, 파일이면 파일명·경로·저장소 보안 등급
- 필요시 파일을 내려받아 내용 확인
2단계: 승인 결정
- 전체 승인:
[✓ 전체 승인]클릭 — 모든 대상에 대해 승인 - 부분 처리: 수신자·참조자별로 개별 승인/반려 선택
- 전체 반려:
[⊖ 전체 반려]클릭 — 모든 대상에 대해 반려
3단계: 의견 입력 (필수)
- 승인·반려 모두
의견입력이 필요합니다 - 반려 시에는 사유를 구체적으로 작성해주세요
4단계: 처리 완료
[처리]버튼 클릭- 처리 완료 안내 확인
- 요청자에게 자동 알림 발송
부분 처리 활용하기
수신자가 여러 명일 때 일부에게만 발송을 허용하고 싶다면 부분 처리를 사용합니다.
- 예) 외부 수신자 3명 중 2명은 승인, 1명은 반려
- 승인된 대상에게만 메일이 발송되고, 반려된 대상은 제외됩니다
- 처리가 끝난 뒤 상세를 다시 열면 대상별 결과를 확인할 수 있습니다
⚠️ SHIELD Drive 요청은 부분 처리를 쓸 수 없습니다.
업로드 승인·다운로드 승인은 부분 결재 대상 항목이 없어 전체 승인 또는 전체 반려로만 처리합니다. 파일 중 일부만 허용할 수는 없습니다.
대결자로 처리하는 경우
다른 사람이 설정 > 결재 위임에서 나를 대결자로 지정하면, 그 사람이 받아야 할 승인 요청이 위임 기간 동안 내 승인함으로 전달됩니다.
처리 방법
일반 승인 건과 동일합니다.
처리 후 기록
| 항목 | 기록 내용 |
|---|---|
| 처리자 | 나 |
| 결재자 상태 | 위임 승인 또는 위임 반려 |
| 이력 | 원결재자(위임자)와 위임 사유가 함께 표시 |
알아둘 점
- 위임 기간이 끝나도 이미 내게 전달된 건은 내가 처리해야 합니다. 원결재자에게 돌아가지 않습니다.
- 내가 부재할 때 다른 사람에게 위임하려면
설정 > 결재 위임에서 대결자를 지정하세요.
메일 알림을 통한 빠른 처리
승인 요청 알림 메일
승인 요청이 있으면 알림 메일을 받게 됩니다.
메일 내용
- 요청자 정보
- 요청 기본 정보
- 결재 대상 요약 — 메일 요청은 제목·수신자·첨부, 파일 요청은 파일 이름 · 저장소 등급 · 저장소 용도 · 크기
- 관리센터로 이동하는 버튼
⚠️ 메일에는 파일을 여는 링크가 없습니다. 메일은 전달되면 받는 사람을 통제할 수 없기 때문에, 파일 확인은 승인함에서만 할 수 있습니다.
메일에서 승인함으로 이동
- 알림 메일의 버튼을 클릭합니다
- 관리센터 승인함으로 자동 이동합니다
- 해당 요청의 상세 화면이 자동으로 열립니다
- 바로 승인/반려 처리할 수 있습니다
💡 주의사항
- 신중한 승인 처리
- 한번 처리된 요청은 취소할 수 없습니다
- 승인 전 반드시 요청 내용을 충분히 검토해주세요
- 의심스러운 요청은 요청자에게 직접 확인 후 처리하세요
- 파일은 처리 전에 확인하세요
- 종결된 건에서는 파일을 내려받을 수 없습니다
- 파일 요청은 저장소 보안 등급과 경로를 함께 보고 판단하세요
- 의견은 필수이며 요청자에게 전달됩니다
- 반려 시 반드시 구체적인 사유를 입력해주세요
- 요청자가 개선할 수 있도록 명확한 가이드를 제공해주세요
- 적절한 처리 시간
- 다른 사람이 내 승인을 기다리고 있습니다
- 파일 요청은 결재가 끝나야 업로드·다운로드가 진행됩니다
- 장기 부재가 예정되어 있다면 결재 위임을 미리 설정하세요