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FAQ

承認サービスを使用する際によくある質問をまとめました。前半はユーザー, 後半は管理者質問です。

基本的な使い方​

Q. 承認サービスが初めてですが、何から始めればいいですか？​

A. まず承認者を指定してください。

  1. 사용자페이지 > 승인관리 > 설정 > 결재선に移動
  2. サービスと決済タイプを選択した後[결재자 지정하기 >]クリック
  3. 名前またはメールで検索して決裁者を選択（通常はチームリーダー、上司）
  4. [저장]クリック

承認者を事前に指定しない場合、承認が必要なたびにリクエスト保留状態が悪化し、業務が遅延します。

管理者がグループ・基本承認ラインを登録している場合は、個人設定がなくても自動的に適用されます。

Q. 承認リクエストはどのように作成されますか？​

**A. 自動的に生成されます。**ユーザーは別途承認を要求しません。

連携サービス(SHIELDMailなど)で作業すると、管理者が設定した条件付きポリシーに従って承認の必要性が判断され、承認リクエストが自動的に作成されます。

例:

  1. SHIELDMailで外部ドメインにメールを送信しようとしています
  2. "外部発送時に承認が必要"ポリシーに該当するか判断
  3. 自動的に承認リクエストを作成し、決裁者に送信する

Q. リクエストボックスと承認ボックスの違いは何ですか？​

A. リクエストの方向が異なります。

  • リクエストボックス: 他の人に承認を依頼したリスト
  • 承認しました: 他の人が私に承認をリクエストしたリスト

例えば、私がチームリーダーにメールの承認をリクエストした場合、私のリクエストボックスには「承認待ち」と表示され、チームリーダーの承認ボックスには「処理必要」と表示されます。

Q. 承認リクエストの状態にはどのようなものがありますか？​

A. 五つです。

  • 🔴 リクエスト保留— 承認する人がまだ決まっていません → 決裁者を指定する必要があります
  • 🔵 承認待ち— 承認者がレビュー中 → 待つか直接連絡
  • 🟢 承認— 承認されて元の作業が完了しました
  • 🟠 ペット— 承認が拒否され、作業がキャンセルされました → 理由を確認後、再リクエストの検討
  • ⚫ リクエストのキャンセル— リクエスターまたは管理者がキャンセルしました

リクエストボックス — 私がリクエストしたのは​

Q. "リクエスト保留"状態とは何ですか？​

**A. 決裁者が指定されていない状態です。**承認が必要な状況ですが、適用する決裁ライン（個人・グループ・基本）が一つもない場合に表示されます。

解決方法:

  1. "承認者の指定が必要です" メールのリンクをクリックするか、リクエストボックスで該当リクエストをクリックしてください。
  2. 詳細スライドの결재자項目で[결재자 지정]クリック
  3. 名前またはメールアドレスで検索して選択後[확인]

または설정 > 결재선で承認者を指定すると、保留中のリクエストに自動的に適用されます。

繰り返される場合は、管理者にグループ・基本承認ラインの登録を依頼してください。

Q. 承認者が承認リクエストのメールを受け取っていないと言っています。​

A. 順番に確認してください。

  1. 決裁者が正しく指定されているか— リクエスト一覧の결재자項目確認
  2. メールアドレスが正しいかどうか — 설정 > 결재선指定された承認者の確認
  3. スパムメールボックス— 承認者に確認を依頼
  4. 承認箱を直接確認— メールがなくても決裁者は管理センターの承認から直接処理できます
  5. それでもダメなら、承認者を変更してみてください。

Q. 承認が非常に長く遅れています。​

A. 次を確認してください。

  • 決裁者不在確認— 休暇・出張中か確認する。不在の場合は決裁者本人が설정 > 결재 위임で対戦者を指定する必要があります
  • 決裁者に直接連絡— 急な場合は電話やメッセンジャーで処理を依頼
  • キャンセル後再リクエスト— 別の承認者に変更して再リクエスト
  • 管理者へのお問い合わせ— 管理者は전체 승인함で代わりに処理できます

遅延が繰り返される場合は、決裁者と処理時間を協議するか、他の決裁者に変更することを検討してください。

Q. 承認者と対決者が一緒に表示されます。誰が処理しますか？​

A. 元の決裁者が決裁委任期間を設定した場合です。

委任期間中は**対決者も決済できます。**どちらか先に処理する人の決定が反映されます。

Q. 一部の受信者のみが承認されました​

A. 承認者が部分的に処理した場合です。

決裁者は受信者・参照別に分けて承認・却下することができます。詳細スライドの요청 정보セクションで対象別の結果と決裁者の意見を確認してください。

承認された対象にのみメールが送信され、却下された対象は除外されます。

Q. 同じメールを何度もリクエストした場合、どのように区別しますか？​

A. リクエスト番号とリクエストした日付で区別します。

  • リクエスト番号 — SM-SND-2508-00181形式の固有番号
  • リクエストした日付— リクエストが生成された時刻

不必要な重複リクエストはキャンセル処理することをお勧めします。

Q. うっかりリクエストをキャンセルしてしまったのですが、復元できますか？​

**A. 取り消されたリクエストは復元できません。**再度必要な場合は、元のサービスで最初から新しく作業する必要があります。

再リクエスト方法:

  1. 元のサービス(SHIELDMailなど)で再作業開始
  2. 必要に応じて決裁者の変更または内容の修正
  3. 新しい承認リクエストの自動生成

承認済み — 私が承認するもの​

Q. 承認メールは受け取ったのに承認にありません​

A. 次を確認してください。

  • タブの確認 — 승인 전체タブが選択されているか確認
  • 検索条件の確認— 検索バーが空であるか確認
  • 処理完了の有無— 既に処理したリクエストは완료タブにあります
  • 委任の有無— 対戦者を指定している場合、対戦者の承認を通じて伝達されます

Q. 一部の受信者のみ承認できますか？​

A. 可能です。

요청 정보セクションで受信者・参照者ごとに個別の承認/却下を選択した後[처리]やればいいです。全体を一度に処理するには[✓ 전체 승인]または[⊖ 전체 반려]を使用してください。

承認・却下 すべて意見入力は必須ですです。

Q. 誤って処理しました​

A. 処理された承認件は修正したり戻したりすることはできません。

リクエスターに状況を説明し、必要に応じてリクエスターが元のサービスから再度リクエストするように案内してください。

Q. 休暇中に承認リクエストが来たらどうなりますか？​

A. 事前に対戦相手を指定してください。

사용자페이지 > 승인관리 > 설정 > 결재 위임対戦者・対戦理由・対戦期間を指定すると、不在期間に到着するリクエストが対戦者に自動的に転送されます。期間が終了すると自動的に復帰します。

突然の不在で本人が設定できなかった場合は、管理者が代わりに登録できます。

Q. 委任を設定したのに、私の承認ボックスにリクエストが続けて入ってきます。​

A. 順番に確認してください。

  1. アクティブトグルがオンになっているか— 消えている場合、期間に関係なく適用されません
  2. 対決期間が今日を含むかどうか— 開始日以前はまだ適用されません（状態が예정)
  3. 委任設定前にすでに到着したリクエスト私は処理しなければなりません

決裁線 · 決裁委任設定​

Q. 承認者を複数指定できますか？​

A. 現在、決裁タイプごとに決裁者は1名です。

いくつかのステップを経るマルチステップ(N次) 承認は今後開発予定です。

ただし、次のことは今でも可能です。

  • サービス・決済タイプごとに異なる決済者— 決済タイプごとに別途指定します
  • 不在時の代わりの処理 — 설정 > 결재 위임対戦者を指定

Q. 決裁者はどの順序で決まりますか？​

A. 個人 → グループ → 基本の順に適用されます。

ランキング決裁線設定する人適用範囲
1個人決裁線私 (설정 > 결재선)私が提出する承認リクエスト
2グループ決裁線管理者私の代表グループに属するユーザー
3基本決裁線管理者会社全体

前の順位に決裁ラインがなければ、次の順位に進みます。3つともなければリクエスト保留状態になります。

管理者が개인 결재선 사용を切った場合、1番目が外れ、グループ → 基本の順にのみ適用されます。

Q. 承認ラインタブで承認者を指定できません​

A. 管理者が 개인 결재선 사용 を切った状態です。

  • 会社のポリシーなので、ユーザーが変更することはできません。
  • 既に登録されている個人決済ラインも適用されません（設定値は保管されます）
  • 承認リクエストは管理者が設定したグループ → 基本承認ラインに自動的に転送されます

決裁者を変更する必要がある場合は、管理者にお問い合わせください。

Q. 承認者を誤って指定しました​

A. すぐに変更してください。

  1. 설정 > 결재선해당決裁タイプの鉛筆アイコンをクリックして決裁者を変更
  2. 進行中の承認リクエストがある場合は요청함取り消した後に再リクエスト
  3. 新しい承認者に状況を説明

Q. 最高経営陣や代表は誰に承認を受けなければならないですか？​

**A. 自己承認を使用してください。**承認を受ける上司がもういない場合:

  1. 설정 > 결재선で自分を承認者に指定
  2. 承認が必要な状況が発生した場合は、自分で承認処理を行ってください。
  3. 承認ボックスで自分のリクエストを確認後、承認

自分で設定しない場合、管理者が代わりに設定してくれることがあります。

Q. 承認者が退職した場合、どうすればよいですか？​

A. 即時に決裁者を変更してください。

  1. 설정 > 결재선新しい承認者に変更
  2. 進行中のリクエストは管理者に전체 승인함処理をリクエスト
  3. 管理者はグループ・基本承認ラインに該当する人物が残っているかどうかを一緒に確認します。

Q. 不在中はどうすればいいですか？​

A. 결재 위임 対戦相手を指定してください。

  1. 설정 > 결재 위임に移動
  2. 右上のトグルがオン状態を確認
  3. 対決者・対決理由・対決期間を入力して[저장]

期間が経過すると自動的に対戦が開始され、終了日を過ぎると自動的に復帰します。

対決理由は決裁履歴にそのまま表示され、リクエスターと対決者が見ることができます。業務目的に合わせて作成してください。

Q. 承認の委任を設定したが、対抗者に伝わりません。​

A. 順番に確認してください。

  1. アクティブトグルがオンになっているか— 消えている場合、期間に関係なく未適用
  2. 対決期間が今日を含むかどうか— 開始日以前は状態が예정まだ適用前
  3. 設定前にすでに到着したリクエスト私は処理しなければなりません

Q. 休暇から復帰したのですが、委任を別途切る必要がありますか？​

A. いいえ。終了日が過ぎると自動的に復帰します。

ただし**既に対戦者に送信されたリクエストは、対戦者が引き続き処理します。**します。私に再び戻ってきません。

委任を一時的に停止したい場合は、設定を削除しないでください。**トグルをオフにしてください。**対決者・理由・期間がそのまま保管され、次回の不在時に再利用できます。

問題解決​

Q. 承認ボックス・リクエストボックスが空なのは正常ですか？​

A. 承認リクエストがない場合、空の画面が正常です。

  • リクエストボックスが空の場合— 承認が必要な作業を行っていないか、すべてのリクエストが処理完了
  • 承認ボックスが空の場合— 他の人が私を承認者として指定したリクエストはありません

承認が必要な作業（外部メール送信など）を行うと、自動的にリクエストが作成されます。

Q. 承認ステータスが更新されません​

A. ブラウザを再読み込みしてみてください。

  1. リストの更新— 右上隅のリフレッシュボタンまたは F5
  2. 再ログイン— 問題が続く場合はログアウトして再度ログインしてください
  3. 管理者へのお問い合わせ— 問題が引き続き発生する場合は、システム管理者にお問い合わせください

Q. 承認リクエストのタイトルや内容がおかしく表示されます​

**A. 承認フォームのテンプレート設定問題です。**管理者にお問い合わせください。

管理者は관리자페이지 > 승인서비스 > 결재 양식からリクエストメールの件名・リクエスト内容テンプレートを修正できます。

管理者 — 決裁線​

Q. リクエスト保留件がどんどん積み重なっています​

A. 確認順序:

  1. 기본 결재선タブで該当サービスの決済タイプに決済者がいるか確認
  2. 그룹 결재선タブで該当ユーザーの代表グループに承認ラインがあるか確認
  3. ユーザーの代表グループが管理センターに設定されているか確認
  4. 急ぎの件は전체 승인함で文書ごとに決裁者を直接指定

Q. ユーザーが承認ラインを指定できないと言っています。​

A. 개인 결재선タブのトグルが**使用しない（OFF）**認知を確認してください。OFF状態ではユーザーが個人承認ラインを登録・修正することはできません。意図したポリシーでない場合はONに切り替え、ポリシーが正しい場合はグループ・基本承認ラインが十分に登録されているか確認してください。

Q. 承認者が退職しました​

**A.**該当の決裁者が指定された決裁ラインをすべて見つけて置き換える必要があります。결재선 상태と各タブの詳細スライドで確認し、鉛筆アイコンで新しい承認者を指定してください。進行中の承認リクエストは전체 승인함で管理者が直接処理できます。

Q. ユーザーの代表グループが変更されると、承認ラインも変更されますか？​

A.代表グループが変わるとその後生成される承認リクエストから新しいグループの承認ラインが適用されます。すでに作成されたリクエストには遡及適用されません。

Q. 同じグループに承認ラインを2つ登録できますか？​

A.ありません。決裁タイプごとにグループごとの決裁者は一つだけ登録できます。

管理者 — 決裁委任​

Q. 委任を設定したが、対戦相手に伝わりません。​

A. 確認順序:

  1. 결재 위임 활성 여부トグルがオンになっているか確認する（オフの場合は期間に関係なく未適用）
  2. 위임 기간この日を含むか確認する (状態が예정まだ適用前です)
  3. 委任設定以前に到着したリクエストは元の承認者が処理する必要があります

Q. 対戦者も不在です​

**A.**連鎖委任（対決者の対決者）はサポートされていません。元の承認者の対決者を他の人に変更するか、전체 승인함で管理者が直接処理してください。

Q. 委任期間が終了したのに、対戦者がまだ処理していない案件があります。​

A.すでに対戦者に伝えられた件は対戦者が処理を続けるします。元承認者に戻りません。急ぎのことであれば전체 승인함で管理者が直接処理してください。

Q. ユーザーが設定した委任を管理者が削除できますか？​

**A.**可能です。詳細スライドで⊗アイコンで対戦者を削除した後、保存すれば大丈夫です。ただし、ユーザー自身の設定と同じデータなので、削除する前にユーザーに案内することをお勧めします。

Q. 誰がいつ委任を設定したか確認できますか？​

A. 로그メニューで確認します。登録・修正・削除・活性の有無の変更が行為者・時刻・前後の値とともに記録され、管理者が代行した場合、行為者が管理者として区別されます。

管理者 — 全体承認箱​

Q. 管理者としてログインしたのに전체 승인함メニューが見えません​

A. 全体承認箱は最高管理者専用メニューです。

  • 管理者権限が読み/書きイン最高管理者にのみメニューが表示されます
  • それ以外の管理者にはメニューが表示されず、アドレスを直接入力してもアクセスが拒否されます
  • 担当者が変更された場合は、まず管理者権限を確認してください
  • 결재선 · 결재 위임 · 결재 양식は権限に関係なく表示されます

Q. リクエスト保留の件が続いています​

A. 基本的な措置の順序:

  1. 결재선 > 기본 결재선サービスごとに承認者を登録します
  2. 결재선 > 그룹 결재선で決裁線がないグループを確認して埋めます
  3. ユーザーの代表グループが管理センターに設定されているか確認します
  4. 既に積まれた案件はこの画面で個別の決裁者指定で解消します。

Q. 管理者が処理した件と決裁者が処理した件を区別できますか？​

A.区分されます。管理者が処理すると、承認者の状態が委任承認 / 委任返却に記録され、이력タブは管理者の介入による処理のままです。欠席委任による処理とは履歴で区別されます。

Q. 既に承認された件をキャンセルできますか？​

**A.**ありません。処理された件は戻すことができません。リクエスターは元のサービスで再度リクエストする必要があります。

Q. 特定のユーザーのリクエストがすべて停止しています​

A. 確認事項:

  1. 該当ユーザーの代表グループにグループ決裁線があるか確認
  2. 결재선 > 개인 결재선で該当ユーザーの決裁線状態を確認
  3. 개인 결재선 사용この場合、グループ・基本承認ラインがなく、ユーザーが自分で解決することはできません。
  4. 管理者が決裁ラインを登録するか、この画面で個別指定で解消します

Q. 承認が長く遅延している案件を一度に見つけたいです​

A. 대기タブで요청한 날짜フィルターで期間を指定すると、古い待機件を絞り込むことができます。定期的にチェックしてボトルネックを早期に発見してください。

管理者 — 承認フォーム​

Q. 承認リクエストのタイトルに/발신자が文字通り出てきます​

**A.**ドロップダウンで選択せずに直接タイピングした場合です。その部分を消して/を入力してリストから再選択してください。

Q. インポートウィンドウに希望の形式がありません​

**A.**まだ配布されていないか、配布が中止されたフォームです。すでに取得したフォームもリストに再表示されません。担当者にお問い合わせください。

Q. フォームを持ってきたのですが、承認リクエストが作成されません。​

A. 確認順序:

  1. 결재 양식 활성 여부が**アクティブ(ON)**認知 — 持ち込まれた直後には非アクティブです
  2. 설정 > 사용설정の승인서비스 사용여부が**使用(ON)**認知
  3. 連携サービスの方で、そのリクエストタイプが承認対象として設定されているか

Q. 承認フォームの名前や入力項目を変更したいです​

A.名前 · コード · サービス · 入力項目は固定値こちらの会社では変更できません。変更が必要な場合は担当者にお問い合わせください。

Q. 保存年限を短縮すると、既存の文書も一緒に削除されますか？​

**A.**いいえ。保管値はリクエストが作成されるときに文書にコピーされるため、すでに作成された文書は作成時の保管年限に従います。

Q. 決裁様式の使用を一時中止したいです​

A. 결재 양식 활성 여부を切ってください。新しいリクエストのみがブロックされ、進行中のリクエストと過去の記録はそのまま維持されます。

Q. 使用していない決済様式をリストから削除できますか？​

**A.**会社では決裁様式を新しく作成したり削除したりすることはできません。결재 양식 활성 여부を切って使用を中止してください。

今後の開発計画​

Q. どのような機能が追加される予定ですか？​

A. 次の機能が開発予定です。

  • マルチステップ(N次) 承認— チームリーダー → 部長 → 本部長のように、いくつかの段階を順番に経る承認
  • 並列決済・合意— 同じ段階の複数の承認者が一緒にレビュー

既に提供されている機能（決裁委任、グループ・基本決裁線、サービス別決裁様式）については、各ガイドを参照してください。

関連文書​

ユーザーガイド

管理者ガイド

  • 承認サービス設定— 承認サービスの使用有無設定
  • 決裁様式— 承認フォームの取得·リクエスト文言·有効期限および保存ポリシー
  • 決裁線— 個人・グループ・基本承認ライン管理
  • 決裁委任— 対戦者設定の照会・管理
  • 全体承認함— 会社全体の承認リクエストの照会および代理承認
  • ログ管理— ログの照会および記録項目

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