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FAQ

기본 사용법​

Q. 승인서비스가 처음인데 무엇부터 해야 하나요?​

A. 먼저 승인자를 설정하세요.

  1. 설정 > 승인자 관리 메뉴로 이동
  2. 승인자 검색 후 선택 (보통 팀장, 상급자)
  3. 저장 완료

승인자를 미리 설정하지 않으면 승인이 필요할 때마다 "요청보류" 상태가 되어 업무가 지연됩니다.

자세한 방법은 설정 가이드를 참고하세요.

Q. 승인 요청은 어떻게 생성되나요?​

A. 자동으로 생성됩니다.

사용자가 별도로 승인을 요청하지 않습니다. 연동 서비스(SHIELDMail 등)에서 작업 시 관리자가 설정한 조건부 정책에 따라 자동으로 승인 요청이 생성됩니다.

예시:

  • SHIELDMail에서 외부 도메인으로 메일 발송 시도
  • 시스템이 "외부 발송 시 승인 필요" 정책 확인
  • 자동으로 승인 요청 생성 및 승인자에게 전달

Q. 요청함과 승인함의 차이가 무엇인가요?​

A. 요청 방향이 다릅니다.

  • 요청함: 내가 다른 사람에게 승인을 요청한 목록
  • 승인함: 다른 사람이 나에게 승인을 요청한 목록

예를 들어 내가 팀장에게 메일 승인을 요청했다면, 내 요청함에는 "승인대기"로, 팀장의 승인함에는 "처리 필요"로 표시됩니다.

상태 및 처리 관련​

Q. "요청보류" 상태가 무엇인가요?​

A. 승인자가 지정되지 않은 상태입니다.

승인이 필요한 상황이지만 승인할 사람이 정해지지 않았을 때 나타나는 상태입니다.

해결 방법:

  1. "승인자 지정이 필요합니다" 메일의 링크 클릭
  2. 또는 요청함에서 해당 요청 클릭 후 [승인자 지정] 버튼 클릭
  3. 승인자 선택 후 저장

Q. 승인이 너무 오래 지연되고 있어요.​

A. 다음 방법을 시도해보세요.

  1. 승인자에게 직접 연락: 급한 경우 전화나 메신저로 확인 요청
  2. 승인자 부재 확인: 휴가, 출장 등으로 부재 중인지 확인
  3. 요청 취소 후 재요청: 다른 승인자로 변경하여 재요청

Q. 승인자가 승인 메일을 받지 못했다고 합니다.​

A. 다음 사항을 확인해보세요.

  1. 승인자 이메일 주소 확인: 설정에서 올바른 이메일인지 확인
  2. 스팸 메일함 확인: 승인자에게 스팸함 확인 요청
  3. 승인자 변경: 문제가 지속되면 다른 이메일 주소로 변경
  4. 승인함 직접 확인: 승인자가 관리센터 승인함에서 직접 확인

Q. 실수로 요청을 취소했는데 복구할 수 있나요?​

A. 취소된 요청은 복구할 수 없습니다.

취소된 요청을 되돌릴 수는 없으며, 다시 필요한 경우 원본 서비스에서 처음부터 새로 작업해야 합니다.

재요청 방법:

  1. 원본 서비스(SHIELDMail 등)에서 다시 작업 시작
  2. 필요시 승인자 변경 또는 내용 수정
  3. 새로운 승인 요청 자동 생성

승인자 관리​

Q. 승인자를 여러 명 지정할 수 있나요?​

A. 현재는 기본 승인자 1명만 지정 가능합니다.

현재 버전에서는 서비스별로 기본 승인자를 1명만 지정할 수 있습니다.

향후 개발 예정:

  • 다단계 승인 (팀장 → 부서장 → 본부장)
  • 대리 승인자 지정
  • 조건별 승인자 자동 선택

Q. 최고 경영진이나 대표는 누구에게 승인을 받아야 하나요?​

A. 자가 승인을 사용하세요.

최고 승인자나 대표 등 더 이상 승인받을 상급자가 없는 경우:

현재 해결 방법:

  1. 설정 > 승인자 관리에서 본인을 승인자로 지정
  2. 승인이 필요한 상황 발생 시 본인이 직접 승인 처리
  3. 승인함에서 자신의 요청을 검토 후 승인

향후 개발 예정:

  • 정책을 통한 특정인 자동 승인 기능
  • 최고 경영진 전용 승인 정책 설정
  • 자가 결재 전용 워크플로우

Q. 승인자가 퇴사했는데 어떻게 해야 하나요?​

A. 즉시 승인자를 변경하세요.

  1. 설정 > 승인자 관리에서 새로운 승인자로 변경
  2. 진행 중인 요청이 있다면 취소 후 재요청
  3. 팀 내 다른 구성원들에게도 승인자 변경 안내

예방 방법:

  • 정기적으로 승인자 정보 확인 및 업데이트
  • 대체 승인자 미리 파악해두기

Q. 부재 중일 때는 어떻게 하나요?​

A. 미리 승인자를 변경하거나 대리인을 지정하세요.

휴가/출장 전 준비사항:

  1. 임시로 다른 승인자로 변경 (대리인, 상급자 등)
  2. 팀원들에게 임시 승인자 안내
  3. 복귀 후 원래 승인자로 재설정

향후 개발 예정:

  • 대리 승인자 사전 지정 기능
  • 부재 기간 자동 대체 승인자 설정

특수 상황​

Q. 긴급한 상황에서 승인을 빠르게 받으려면?​

A. 다음 방법을 병행하세요.

  1. 승인자에게 직접 연락: 전화, 메신저 등으로 긴급 상황 알림
  2. 메일 알림 확인 요청: 승인 요청 메일 확인 및 처리 요청
  3. 관리센터 직접 안내: 승인자에게 승인함 메뉴에서 직접 처리하도록 안내

Q. 같은 내용을 여러 번 승인 요청하게 되는데 간소화할 수 있나요?​

A. 현재는 매번 승인이 필요하며, 향후 개선 예정입니다.

현재 상황:

  • 동일한 패턴의 작업도 매번 개별 승인 필요
  • 승인자와 사전 협의하여 빠른 처리 요청

향후 개발 예정:

  • 반복 작업에 대한 일괄 승인 기능
  • 특정 조건의 자동 승인 정책
  • 승인 템플릿 및 패턴 인식 기능

문제 해결​

Q. 승인함/요청함이 비어있는데 정상인가요?​

A. 승인 요청이 없으면 빈 화면이 정상입니다.

  • 요청함이 비어있는 경우: 승인이 필요한 작업을 하지 않았거나 모든 요청이 처리 완료
  • 승인함이 비어있는 경우: 다른 사람이 나를 승인자로 지정한 요청이 없음

승인이 필요한 작업(외부 메일 발송 등)을 하면 자동으로 요청이 생성됩니다.

Q. 승인 상태가 업데이트되지 않아요.​

A. 브라우저를 새로고침해보세요.

  1. 페이지 새로고침: F5 키 또는 브라우저 새로고침 버튼
  2. 다시 로그인: 문제가 지속되면 로그아웃 후 다시 로그인
  3. 관리자 문의: 계속 문제가 발생하면 시스템 관리자에게 문의

Q. 승인 메일은 받았는데 승인함에 없어요.​

A. 다음을 확인해보세요.

  1. 승인함 필터 확인: "전체" 탭이 선택되어 있는지 확인
  2. 검색 조건 확인: 검색창이 비어있는지 확인
  3. 처리 완료 여부: 이미 처리한 요청은 "완료" 탭에서 확인
  4. 브라우저 새로고침: 페이지 새로고침 후 다시 확인

향후 개발 계획​

Q. 어떤 기능들이 추가될 예정인가요?​

A. 다음 기능들이 개발 예정입니다.

단기 개발 계획:

  • 자동 승인 정책 (특정인, 특정 조건)
  • 대리 승인자 지정 기능
  • 서비스별 승인자 개별 설정
  • 다단계 승인 워크플로우

관련 문서​

더 자세한 내용은 다음 문서들을 참고하세요:

  • [승인서비스 개요](../02.Guide/01. User_Guide/00.overview.md): 승인서비스 기본 개념 및 전체 프로세스
  • [요청함 가이드](../02.Guide/01. User_Guide/01.request.md): 내가 요청한 승인 건 관리 방법
  • [승인함 가이드](../02.Guide/01. User_Guide/02.approve.md): 승인 요청 처리 방법
  • [설정 가이드](../02.Guide/01. User_Guide/03.settings.md): 승인자 지정 및 관리 방법