업무 시나리오
SHIELD Mail은 메일을 통한 문서 송·수신 과정에서 발생하는 업무상 보안 리스크와 운영 불편을 줄이기 위해 활용할 수 있습니다.
아래는 실제 업무 환경에서 자주 발생하는 문제 상황과, 해당 상황에서 SHIELD Mail을 어떻게 활용할 수 있는지를 설명합니다.
외부 메일 발신 업무
외부 협력사, 고객, 파트너 등 조직 외부로 문서를 발송하는 업무는 보안과 업무 효율이 가장 많이 충돌하는 영역입니다.
업무 상의 주요 이슈
- 외부 발신을 위해 문서 보안을 해제해야 하는 상황이 반복됨
- 메일 발송 후 보낸 편지함에 보안 해제된 첨부파일이 그대로 저장됨
- 이후 재전송, 계정 탈취, 내부 오남용 시 정보 유출 위험 존재
- 사용자 판단에 따라 문서 처리 방식이 달라져 보안 정책 일관성 유지 어려움
SHIELD Mail 활용 방식
| 적용 방식 | 설명 |
|---|---|
| 문서 변환 발신 | DRM 문서를 Microsoft AIP 문서로 변환하여 외부 수신자가 열람 가능한 형태로 전달 |
| 암호화 해제 발신 | 암호화 문서를 일반 문서로 변환하여 외부 협업 시 사용 가능 |
| 원본 유지 발신 | 내부 정책에 따라 원본 문서를 그대로 발신 |
| 발신 차단 | 보안 등급이 높은 문서의 외부 발신을 차단 |
주요 효과
외부 협업을 위한 문서 발신 과정에서 보낸 편지함에 보안 해제된 첨부파일이 남지 않도록 자동으로 통제하면서도, 승인이나 수동 처리 없이 업무 흐름을 유지할 수 있습니다.
이를 통해 외부 협업 시 보안 해제 문서의 무분별한 유통을 방지하고, 업무 효율과 보안 수준을 동시에 확보할 수 있습니다
외부 메일 수신 업무
외부에서 전달되는 메일과 첨부 문서는 조직 내부 문서 보안 정책과 충돌할 가능성이 높습니다.
업무 상의 주요 이슈
- 외부 문서의 보안 수준을 사용자가 직접 판단해야 함
- 내부 기준에 맞지 않는 문서가 그대로 저장·공유될 위험
- 사용자 실수로 인한 보안 사고 발생 가능성
- 외부 문서 유입 시 보안 통제 기준이 일관되지 않음
SHIELD Mail 활용 방식
| 적용 방식 | 설명 |
|---|---|
| 문서 변환 수신 | 외부에서 수신된 문서를 내부 DRM 또는 AIP 정책에 맞게 변환 |
| 보안 정책 강화 | 내부 기준에 맞지 않는 문서의 접근 제한 |
| 첨부 문서 제거 | 정책 위반 문서 수신 시 첨부 파일 제거 |
| 수신 차단 | 보안 정책에 위배되는 메일 수신 차단 |
주요 효과
외부 문서 유입 시에도 내부 문서 보안 정책을 자동으로 적용하여 사용자 판단이나 실수에 의존하지 않는 보안 환경을 유지할 수 있습니다.
이를 통해 내부 보안 기준과 충돌하는 문서 유입을 줄이고, 외부 문서로 인한 보안 사고를 예방할 수 있습니다.
그룹사·계열사 협업 업무
그룹사 및 계열사 환경에서는 서로 다른 문서 보안 체계(DRM, AIP)가 혼재되어 있는 경우가 많습니다.
업무 상의 주요 이슈
- 그룹사마다 서로 다른 문서 보안 환경으로 인해 문서 열람 불가 발생
- 동일 문서에 대해 반복적인 변환 및 재전송 필요
- 정책 충돌로 인한 예외 처리 증가
- 문서 교환 과정에서 불필요한 수작업 발생
SHIELD Mail 활용 방식
| 적용 방식 | 설명 |
|---|---|
| 도메인 기반 정책 | 그룹사 도메인별로 서로 다른 문서 보안 정책 적용 |
| 문서 변환 교환 | 그룹사 환경에 맞게 문서 보안 형식 자동 변환 |
| 정책 충돌 방지 | 송·수신 정책 분리를 통해 예측 가능한 동작 보장 |
주요 효과
그룹사 간 문서 교환 시 별도의 수작업 없이도 일관된 문서 보안 정책을 유지할 수 있으며, 정책 충돌로 인한 예외 처리와 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
이를 통해 그룹사 협업 환경에서도 안정적인 문서 보안과 협업 효율을 동시에 확보할 수 있습니다.
예외 승인 및 통제 업무
업무 특성상 일시적으로 보안 정책 예외가 필요한 경우가 발생할 수 있습니다.
업무 상의 주요 이슈
- 모든 업무 상황을 일률적 인 보안 정책으로 처리하기 어려움
- 예외 허용 시 보안 통제 이력 관리의 어려움
- 승인 과정이 복잡해 업무 지연 발생
- 사후 감사 시 근거 자료 부족
SHIELD Mail 활용 방식
| 적용 방식 | 설명 |
|---|---|
| 승인 후 발신 | 승인 절차를 거친 문서만 외부 발신 허용 |
| 조건부 예외 적용 | 특정 사용자·기간·대상에 한해 정책 예외 적용 |
| 이력 관리 | 승인 및 예외 적용 이력 추적 |
주요 효과
보안 정책의 일관성을 유지하면서도 업무 특성에 따른 예외 상황을 유연하게 처리할 수 있습니다.
승인 및 예외 적용 이력이 함께 관리되어, 업무 연속성을 유지하면서도 사후 감사와 보안 통제가 가능합니다.
정리
SHIELD Mail은 메일 업무 과정에서 반복적으로 발생하는 보안 불편과 리스크를 줄이기 위해 업무 흐름에 자연스럽게 녹아드는 방식으로 활용할 수 있습니다.