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업무 시나리오

SHIELD Mail은 메일을 통한 문서 송·수신 과정에서 발생하는 업무상 보안 리스크와 운영 불편을 줄이기 위해 활용할 수 있습니다.

아래는 실제 업무 환경에서 자주 발생하는 문제 상황과, 해당 상황에서 SHIELD Mail을 어떻게 활용할 수 있는지를 설명합니다.

외부 메일 발신 업무​

외부 협력사, 고객, 파트너 등 조직 외부로 문서를 발송하는 업무는 보안과 업무 효율이 가장 많이 충돌하는 영역입니다.

업무 상의 주요 이슈​

  • 외부 발신을 위해 문서 보안을 해제해야 하는 상황이 반복됨
  • 메일 발송 후 보낸 편지함에 보안 해제된 첨부파일이 그대로 저장됨
  • 이후 재전송, 계정 탈취, 내부 오남용 시 정보 유출 위험 존재
  • 사용자 판단에 따라 문서 처리 방식이 달라져 보안 정책 일관성 유지 어려움

SHIELD Mail 활용 방식​

적용 방식설명
문서 변환 발신DRM 문서를 Microsoft AIP 문서로 변환하여 외부 수신자가 열람 가능한 형태로 전달
암호화 해제 발신암호화 문서를 일반 문서로 변환하여 외부 협업 시 사용 가능
원본 유지 발신내부 정책에 따라 원본 문서를 그대로 발신
발신 차단보안 등급이 높은 문서의 외부 발신을 차단

주요 효과​

외부 협업을 위한 문서 발신 과정에서 보낸 편지함에 보안 해제된 첨부파일이 남지 않도록 자동으로 통제하면서도, 승인이나 수동 처리 없이 업무 흐름을 유지할 수 있습니다.

이를 통해 외부 협업 시 보안 해제 문서의 무분별한 유통을 방지하고, 업무 효율과 보안 수준을 동시에 확보할 수 있습니다

외부 메일 수신 업무​

외부에서 전달되는 메일과 첨부 문서는 조직 내부 문서 보안 정책과 충돌할 가능성이 높습니다.

업무 상의 주요 이슈​

  • 외부 문서의 보안 수준을 사용자가 직접 판단해야 함
  • 내부 기준에 맞지 않는 문서가 그대로 저장·공유될 위험
  • 사용자 실수로 인한 보안 사고 발생 가능성
  • 외부 문서 유입 시 보안 통제 기준이 일관되지 않음

SHIELD Mail 활용 방식​

적용 방식설명
문서 변환 수신외부에서 수신된 문서를 내부 DRM 또는 AIP 정책에 맞게 변환
보안 정책 강화내부 기준에 맞지 않는 문서의 접근 제한
첨부 문서 제거정책 위반 문서 수신 시 첨부 파일 제거
수신 차단보안 정책에 위배되는 메일 수신 차단

주요 효과​

외부 문서 유입 시에도 내부 문서 보안 정책을 자동으로 적용하여 사용자 판단이나 실수에 의존하지 않는 보안 환경을 유지할 수 있습니다.

이를 통해 내부 보안 기준과 충돌하는 문서 유입을 줄이고, 외부 문서로 인한 보안 사고를 예방할 수 있습니다.

그룹사·계열사 협업 업무​

그룹사 및 계열사 환경에서는 서로 다른 문서 보안 체계(DRM, AIP)가 혼재되어 있는 경우가 많습니다.

업무 상의 주요 이슈​

  • 그룹사마다 서로 다른 문서 보안 환경으로 인해 문서 열람 불가 발생
  • 동일 문서에 대해 반복적인 변환 및 재전송 필요
  • 정책 충돌로 인한 예외 처리 증가
  • 문서 교환 과정에서 불필요한 수작업 발생

SHIELD Mail 활용 방식​

적용 방식설명
도메인 기반 정책그룹사 도메인별로 서로 다른 문서 보안 정책 적용
문서 변환 교환그룹사 환경에 맞게 문서 보안 형식 자동 변환
정책 충돌 방지송·수신 정책 분리를 통해 예측 가능한 동작 보장

주요 효과​

그룹사 간 문서 교환 시 별도의 수작업 없이도 일관된 문서 보안 정책을 유지할 수 있으며, 정책 충돌로 인한 예외 처리와 반복 작업을 줄일 수 있습니다.

이를 통해 그룹사 협업 환경에서도 안정적인 문서 보안과 협업 효율을 동시에 확보할 수 있습니다.

예외 승인 및 통제 업무​

업무 특성상 일시적으로 보안 정책 예외가 필요한 경우가 발생할 수 있습니다.

업무 상의 주요 이슈​

  • 모든 업무 상황을 일률적인 보안 정책으로 처리하기 어려움
  • 예외 허용 시 보안 통제 이력 관리의 어려움
  • 승인 과정이 복잡해 업무 지연 발생
  • 사후 감사 시 근거 자료 부족

SHIELD Mail 활용 방식​

적용 방식설명
승인 후 발신승인 절차를 거친 문서만 외부 발신 허용
조건부 예외 적용특정 사용자·기간·대상에 한해 정책 예외 적용
이력 관리승인 및 예외 적용 이력 추적

주요 효과​

보안 정책의 일관성을 유지하면서도 업무 특성에 따른 예외 상황을 유연하게 처리할 수 있습니다.

승인 및 예외 적용 이력이 함께 관리되어, 업무 연속성을 유지하면서도 사후 감사와 보안 통제가 가능합니다.

정리​

SHIELD Mail은 메일 업무 과정에서 반복적으로 발생하는 보안 불편과 리스크를 줄이기 위해 업무 흐름에 자연스럽게 녹아드는 방식으로 활용할 수 있습니다.