설정 > 승인자 관리
승인자 관리는 나의 기본 승인자를 설정하고 관리할 수 있는 메뉴입니다. 외부 메일 발송 등 승인이 필요한 작업을 할 때, 미리 지정해둔 승인자에게 자동으로 승인 요청이 전달됩니다.
승인자란?
승인이 필요한 작업 시 별도 지정 없이 자동으로 승인 요청이 전달되는 사람입니다. 팀장, 상급자, 또는 해당 업무 영역의 승인 권한자를 지정하는 것이 일반적입니다.
화면 구성
승인자 관리 화면
설정 메뉴에서 승인자 관리에 접속하면 다음과 같은 화면이 표시됩니다.
화면 구성 요소:
- SHIELD Mail 섹션: SHIELDMail 서비스의 승인자 설정
- 승인자 지정: 기본 승인자 설정 영역
- 승인자 입력창: 승인자 검색 및 지정
표시 정보
- "작업의 승인자를 지정하세요." 안내 메시지
- 승인자 지정하기 버튼 (+)
기본 승인자 설정
첫 승인자 지정하기
1단계: 승인자 지정 시작
- 설정 > 승인자 관리 메뉴에 접속
- SHIELD Mail 섹션에서 [+] 버튼 클릭
- 승인자 검색 창이 활성화됨
2단계: 승인자 검색
- "이름을 입력하세요" 검색창에 승인자 이름 또는 이메일 입력
- 검색 결과에서 적절한 승인자 선택
- 검색된 사용자 목록에서 원하는 승인자 클릭
검색 가능한 정보:
- 사용자 이름, ID, 이메일 주소
3단계: 승인자 확정
- 검색 결과에서 원하는 승인자 선택
- 승인자 정보가 입력창에 자동 입력됨
- [저장] 버튼 클릭
승인자 변경하기
기존 승인자가 있는 경우:
- 지정된 승인자 정보 옆의 편집 버튼 (연필 아이콘) 클릭
- 승인자 검색 창이 다시 활성화됨
- 새로운 승인자 검색 후 선택
- 기존 승인자가 새 승인자로 교체됨
변경이 필요한 경우:
- 기존 승인자의 부서 이동, 퇴사
- 업무 변경으로 인한 승인자 변경 필요
- 승인자의 장기 부재
승인자 삭제하기
승인자 지정 해제:
- 지정된 승인자 정보 옆의 삭제 버튼 (휴지통 아이콘) 클릭
- 승인자 정보가 삭제됨
- "작업의 승인자를 지정하세요" 상태로 돌아감
주의: 승인자를 삭제하면 이후 승인 필요 시 다시 승인자를 지정해야 합니다.
승인자 미지정 시 동작
승인자가 없을 때 발생하는 일
기본 승인자를 지정하지 않은 상태에서 승인이 필요한 작업(외부 메일 발송 등)을 하면:
1단계: 승인자 지정 요청 알림
- 알림 메일 제목:
[승인 필요] 승인자 지정이 필요합니다 - 메일 내용: 승인자를 지정하라는 안내
- [승인자 지정하기] 버튼 포함
2단계: 승인자 지정 과정
- 알림 메일의 [승인자 지정하기] 버튼 클릭
- 관리센터 설정 > 승인자 관리 페이지로 자동 이동
- 승인자 검색 및 지정
- 저장 완료
3단계: 자동 승인 요청
- 승인자 지정 완료 후 자동으로 승인 요청 전달
- 지정된 승인자에게 승인 요청 알림 메일 발송
- 요청자에게 "승인 요청이 전달되었습니다" 알림 발송
문제 해결
자주 발생하는 문제
승인자가 승인 요청 메일을 받지 못합니다
해결 방법:
- 승인자 이메일 주소 정확성 확인
- 승인자에게 스팸 메일함 확인 요청
- 필요시 다른 이메일 주소로 승인자 변경
승인 처리가 자주 지연됩니다
해결 방법:
- 승인자와 처리 시간 협의
- 업무 시간 내 승인 요청 원칙 수립
- 지연이 계속되면 다른 승인자로 변경 고려
** 승인자를 잘못 지정했습니다**
해결 방법:
- 즉시 승인자 변경
- 진행 중인 승인 요청이 있다면 취소 후 재요청
- 새로운 승인자에게 상황 설명
관련 기능
다음 단계 가이드:
연관 서비스:
- SHIELDMail: 메일 발송 시 승인 요청 생성
- 관리센터: 승인 정책 및 설정 관리