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승인서비스란?

승인서비스는 Security365 서비스에서 발생하는 모든 승인 요청을 통합 관리하는 서비스입니다. 외부로의 메일 발송이나 민감한 작업을 수행할 때, 지정된 승인자의 승인을 받아 안전하게 업무를 진행할 수 있도록 도와줍니다.


승인서비스 동작 원리

기본 흐름

1단계: 작업 요청

  • 사용자가 외부 메일 발송 등의 작업을 요청합니다.

2단계: 승인자 지정

  • 기본 승인자가 있으면 자동으로 승인 요청이 전달됩니다.
  • 승인자가 없으면 승인자 지정 요청 메일을 받게 됩니다.

3단계: 승인 처리

  • 승인자가 관리센터의 승인함에서 승인/반려를 결정합니다.
  • 승인 시 원본 작업이 진행되고, 반려 시 작업이 취소됩니다.

4단계: 결과 통보

  • 승인 결과가 요청자에게 알림으로 전달됩니다.

사용자 역할별 이용 방법

요청자 (메일을 보내는 사람)

주요 사용 메뉴:

  • 요청함: 내가 요청한 승인 건 확인 및 관리
  • 설정 > 승인자 관리: 기본 승인자 지정

주요 시나리오:

  1. 외부 메일 발송 시

    메일 작성 → 발송 클릭 → 승인 필요 알림 → 승인자 지정 → 승인 대기 → 결과 확인
  2. 승인 현황 확인

    요청함 접속 → 상태 확인 (대기/승인/반려) → 필요시 취소 요청

받게 되는 알림 메일:

  • 승인자 지정 요청 메일 (승인자 미지정 시)
  • 승인 요청 발송 알림 메일
  • 승인 완료/반려 결과 알림 메일

승인자 (승인을 해주는 사람)

주요 사용 메뉴:

  • 승인함: 내가 승인해야 할 요청 확인 및 처리

주요 시나리오:

  1. 승인 요청 처리

    승인 요청 메일 수신 → [확인하기] 클릭 → 내용 검토 → 승인/반려 결정
  2. 정기적 승인 처리

    승인함 접속 → 대기 중인 요청 확인 → 우선순위별 처리

받게 되는 알림 메일:

  • 승인 요청 알림 메일
  • 승인 취소 알림 메일 (요청자가 취소한 경우)

주요 기능 안내

상태별 승인 관리

상태설명가능한 작업
요청보류승인자 지정 대기 중승인자 지정, 취소
승인대기승인자 검토 중취소 요청
승인승인 완료상세 정보 확인
반려반려 처리 완료반려 사유 확인, 재요청
요청취소취소 완료상세 정보 확인

유용한 팁

효율적인 승인 관리

요청자를 위한 팁:

  • 기본 승인자를 미리 지정해두면 매번 승인자를 찾을 필요가 없습니다
  • 중요한 메일은 승인자에게 미리 알려주면 빠른 처리가 가능합니다
  • 승인이 지연되는 경우 직접 취소하고 재요청하세요

승인자를 위한 팁:

  • 승인함을 정기적으로 확인하여 대기 중인 요청을 빠르게 처리하세요
  • 반려 시에는 구체적인 사유를 입력하여 재요청 시 참고하도록 하세요
  • 첨부파일이 있는 경우 내용을 확인한 후 승인 처리하세요

주의사항

  • 승인자는 요청 내용을 충분히 검토한 후 승인해주세요
  • 의심스러운 요청은 요청자에게 직접 확인 후 처리하세요
  • 승인 후에는 취소할 수 없으니 신중하게 결정하세요

업무 효율성:

  • 요청자는 승인자가 장기간 부재 시 미리 다른 승인자로 변경하세요
  • 정기적으로 처리하지 않은 승인 요청이 있는지 확인하세요

관련 문서