승인서비스란?
승인서비스는 Security365 서비스에서 발생하는 모든 승인 요청을 통합 관리하는 서비스입니다. 외부로의 메일 발송이나 민감한 작업을 수행할 때, 지정된 승인자의 승인을 받아 안전하게 업무를 진행할 수 있도록 도와줍니다.
승인서비스 동작 원리
기본 흐름
1단계: 작업 요청
- 사용자가 외부 메일 발송 등의 작업을 요청합니다.
2단계: 승인자 지정
- 기본 승인자가 있으면 자동으로 승인 요청이 전달됩니다.
- 승인자가 없으면 승인자 지정 요청 메일을 받게 됩니다.
3단계: 승인 처리
- 승인자가 관리센터의 승인함에서 승인/반려를 결정합니다.
- 승인 시 원본 작업이 진행되고, 반려 시 작업이 취소됩니다.
4단계: 결과 통보
- 승인 결과가 요청자에게 알림으로 전달됩니다.
사용자 역할별 이용 방법
요청자 (메일을 보내는 사람)
주요 사용 메뉴:
- 요청함: 내가 요청한 승인 건 확인 및 관리
- 설정 > 승인자 관리: 기본 승인자 지정
주요 시나리오:
-
외부 메일 발송 시
메일 작성 → 발송 클릭 → 승인 필요 알림 → 승인자 지정 → 승인 대기 → 결과 확인 -
승인 현황 확인
요청함 접속 → 상태 확인 (대기/승인/반려) → 필요시 취소 요청
받게 되는 알림 메일:
- 승인자 지정 요청 메일 (승인자 미지정 시)
- 승인 요청 발송 알림 메일
- 승인 완료/반려 결과 알림 메일
승인자 (승인을 해주는 사람)
주요 사용 메뉴:
- 승인함: 내가 승인해야 할 요청 확인 및 처리
주요 시나리오:
-
승인 요청 처리
승인 요청 메일 수신 → [확인하기] 클릭 → 내용 검토 → 승인/반려 결정 -
정기적 승인 처리
승인함 접속 → 대기 중인 요청 확인 → 우선순위별 처리
받게 되는 알림 메일:
- 승인 요청 알림 메일
- 승인 취소 알림 메일 (요청자가 취소한 경우)
주요 기능 안내
상태별 승인 관리
| 상태 | 설명 | 가능한 작업 |
|---|---|---|
| 요청보류 | 승인자 지정 대기 중 | 승인자 지정, 취소 |
| 승인대기 | 승인자 검토 중 | 취소 요청 |
| 승인 | 승인 완료 | 상세 정보 확인 |
| 반려 | 반려 처리 완료 | 반려 사유 확인, 재요청 |
| 요청취소 | 취소 완료 | 상세 정보 확인 |
유용한 팁
효율적인 승인 관리
요청자를 위한 팁:
- 기본 승인자를 미리 지정해두면 매번 승인자를 찾을 필요가 없습니다
- 중요한 메일은 승인자에게 미리 알려주면 빠른 처리가 가능합니다
- 승인이 지연되는 경우 직접 취소하고 재요청하세요
승인자를 위한 팁:
- 승인함을 정기적으로 확인하여 대기 중인 요청을 빠르게 처리하세요
- 반려 시에는 구체적인 사유를 입력하여 재요청 시 참고하도록 하세요
- 첨부파일이 있는 경우 내용을 확인한 후 승인 처리하세요
주의사항
- 승인자는 요청 내용을 충분히 검토한 후 승인해주세요
- 의심스러운 요청은 요청자에게 직접 확인 후 처리하세요
- 승인 후에는 취소할 수 없으니 신중하게 결정하세요
업무 효율성:
- 요청자는 승인자가 장기간 부재 시 미리 다른 승인자로 변경하세요
- 정기적으로 처리하지 않은 승인 요청이 있는지 확인하세요